Как трябва да изглежда перфектната конферентна зала
Конферентната зала е пространство, където минимум двама души провеждат служебни срещи и разговори. Конференциите се осъществяват в много и различни формати – от двама души лице в лице до стотици хора, събрани от обща цел. Ако оборудването на залата го позволява, е възможно част от участниците, присъстващи на срещата, да се намират в другия край на света, но да се чувстват така сякаш са в същата стая.
А какво трябва да бъде работното пространство, осигуряващо оптимални условия за работа за всички тези различни нужди? Вариативно, мултифункционално, оборудвано с най-висок клас съвременни технологии. Добре планираните конферентни зали дават възможност за използване на високотехнологични решения, но в същото време привличат с лежерна и уютна атмосфера.
Нека да разгледаме и предимствата на добре структурираната конферентна зала и какви условия за работа трябва да осигурява тя.
Всичко започва с технологиите
Живеем във време, в което технологиите са неразделна част от живота и най-вече работата на повечето хора. Те са навлезли в (почти) всички съществуващи професии и помагат за по-лесната връзка или по-бързото свършване на редица задачи.
В 21 век доброто технологично оборудване е задължително за всяка конферентна зала. Когато говорим за инкорпорирането на технологичните решения в зали за срещи и събития, е много важно те да бъдат заложени в проекта на залата и да се изградят в нея. Така се избягва внасянето на техника отвън, което само по себе си носи немалко негативи:
1. Удължава времето, което трябва да се предвиди за провеждането на срещата или събитието;
2. Създава неудобството да се търси най-правилното място за всички необходими устройства, свързването и настройването им за работа;
3. Кабелите на всички устройства се разпъват през цялата зала и пречат при преминаване.
Необходимо оборудване за конферентна зала
Когато си говорим за необходимото оборудване на бизнес зала, може да го разделим в две категории – нискотехнологични и високотехнологични решения. С напредването на технологиите и широката им употреба в света на бизнеса, оборудване, което допреди няколко години е изглеждало като екстра, днес е сред задължителните компоненти.
Ето някои високотехнологични решения, необходими за перфектната конферентна зала:
- Високоскоростен безжичен интернет - Това е най-важният компонент, без който работата е почти невъзможна.
- Добра озвучителна система - По време на събитията, в които участват повече от 20 души, най-често се използват микрофони, за да се подсигури чуваемостта на всички участници. Качественият звук е от първостепенно значение за чуваемостта в залата.
- Възможност за видеоконференции и live streaming – Видеоконференциите дават възможност на хора от целия свят да вземат участие в срещата. Повечето мултинационални компании поддържат ежедневна връзка с екипите си от други държави благодарение на тези конференции. Това прави наличието на техника за провеждането им задължителна.
- Прожекционна техника и голям екран - В добрите конферентни зали проекторът трябва да е така настроен, че всеки в залата да вижда какво се случва на екрана. Самият екран трябва да бъде достатъчно голям, за да осигури максимално пространство за прожектиране. В 2020 Event Space този казус е разрешен с наличието на 12-метров екран, съставен от 4 проектора и възможност за проектиране на екрани към всяка точка на залата. Така видимостта на всички присъстващи в залата към случващото се е стопроцентова.
Нискотехнологичните решения са по-лесни за подсигуряване и значително по-достъпни. На пръв поглед изглежда, че дават и доста по-малко възможности, но това не е задължително така. Такива са:
- Сцена или платформа за презентации, водене на лекции или други подобни нужди.
- Белите дъски или флипчарти с маркери за отбелязване на важни точки от срещата не са загубили своята актуалност и удобство. Те остават задължителни за всяка конферентна зала.
Капацитет
Броят на участниците в бизнес срещите, за които е необходима конферентна зала, може да варира в големи граници – от среща между двама души до събиране на големи групи. Не е задължително една и съща зала да е подходяща за двата вида срещи.
За събития като семинари, обучения, изложения или конференции е необходим простор и достатъчен брой места за сядане. На такива мероприятия обикновено присъстват стотици хора, а на всички тях трябва да им бъде осигурен еднакъв комфорт. Максималният капацитет на Event Space 2020 може да се разгърне чрез сливането на двете големи пространства – зала 2020 и зала 4 Seasons. По този начин има възможност да се разположат над 400 седящи места.
От друга страна, за срещи с малък брой хора е за предпочитане по-уединена обстановка. По тази причина е много ценно, ако в мащабните зали има възможност да се обособят малки пространства за провеждане на срещи с по-малко от 20 участника. В Event Space 2020 това е зала Boardroom с капацитет от 12 места, която въпреки малката си площ, не прави компромис с удобствата и технологиите, които са на разположение.
Удобства
Естествена светлина
Може ли една зала да осигури по-голямо удобство от естествената светлина, чистия въздух и гледката към планина за всички, работещи в офис пред компютър? Тези предимства играят безценна роля по отношение на комфорта и мотивацията на използващите залата. Ако сградата го позволява, чудесен вариант е естествената светлина да влиза през стъклен покрив, който да се регулира в отворено или затворено положение, в зависимост от времето.
Точно така е решено цялото пространство в зали за конференции Event Space 2020. В помещенията влиза слънчева светлина през стъкления покрив, който има възможност за отваряне. Това дава възможност за работа под открито небе и на свеж въздух. Градината и голямата тераса с гледка към Витоша, която разполага с опцията да се изгради и мултимедиен екран, също допринасят за усещането за простор и дават възможност да се изгради офис сред природата.
Комфортна среда
Не трябва да се забравя, че малките детайли също не са без значение. Говорейки за перфектни условия в конферентна зала, няма как да пропуснем удобните столове, които помагат за комфорта на участниците в срещите. Хората, които чувстват дискомфорт по време на среща, са по-малко ангажирани върху случващото се и по-малко ефективни в работата си.
Лесен достъп до храна и напитки
Несравнимо удобство по време на събития от по-голям мащаб е безпроблемното подсигуряване на храна и напитки. Най-достъпният и удобен вариант е залата да разполага със собствена кухня и бар, които да осигурят необходимия кетъринг за събитията, провеждани там.
21 век постави нов стандарт в изграждането на функционална и комфортна работна среда. Работните пространства следват ритъма на промяна в света на бизнеса и добиват нов и невиждан до момента облик.
