Как трябва да изглежда перфектната конферентна зала
Конферентната зала е пространство, където минимум двама души провеждат служебни срещи и разговори. Конференциите се осъществяват в много и различни формати – от двама души лице в лице до стотици хора, събрани от обща цел. Ако оборудването на залата го позволява, е възможно част от участниците, присъстващи на срещата, да се намират в другия край на света, но да се чувстват така сякаш са в същата стая.
А какво трябва да бъде работното пространство, осигуряващо оптимални условия за работа за всички тези различни нужди? Вариативно, мултифункционално, оборудвано с най-висок клас съвременни технологии. Добре планираните конферентни зали дават възможност за използване на високотехнологични решения, но в същото време привличат с лежерна и уютна атмосфера.
Нека да разгледаме и предимствата на добре структурираната конферентна зала и какви условия за работа трябва да осигурява тя.
Всичко започва с технологиите
Живеем във време, в което технологиите са неразделна част от живота и най-вече работата на повечето хора. Те са навлезли в (почти) всички съществуващи професии и помагат за по-лесната връзка или по-бързото свършване на редица задачи.
В 21 век доброто технологично оборудване е задължително за всяка конферентна зала. Когато говорим за инкорпорирането на технологичните решения в зали за срещи и събития, е много важно те да бъдат заложени в проекта на залата и да се изградят в нея. Така се избягва внасянето на техника отвън, което само по себе си носи немалко негативи:
1. Удължава времето, което трябва да се предвиди за провеждането на срещата или събитието;
2. Създава неудобството да се търси най-правилното място за всички необходими устройства, свързването и настройването им за работа;
3. Кабелите на всички устройства се разпъват през цялата зала и пречат при преминаване.
Необходимо оборудване за конферентна зала
Когато си говорим за необходимото оборудване на бизнес зала, може да го разделим в две категории – нискотехнологични и високотехнологични решения. С напредването на технологиите и широката им употреба в света на бизнеса, оборудване, което допреди няколко години е изглеждало като екстра, днес е сред задължителните компоненти.
Ето някои високотехнологични решения, необходими за перфектната конферентна зала:
- Високоскоростен безжичен интернет - Това е най-важният компонент, без който работата е почти невъзможна.
- Добра озвучителна система - По време на събитията, в които участват повече от 20 души, най-често се използват микрофони, за да се подсигури чуваемостта на всички участници. Качественият звук е от първостепенно значение за чуваемостта в залата.
- Възможност за видеоконференции и live streaming – Видеоконференциите дават възможност на хора от целия свят да вземат участие в срещата. Повечето мултинационални компании поддържат ежедневна връзка с екипите си от други държави благодарение на тези конференции. Това прави наличието на техника за провеждането им задължителна.
- Прожекционна техника и голям екран - В добрите конферентни зали проекторът трябва да е така настроен, че всеки в залата да вижда какво се случва на екрана. Самият екран трябва да бъде достатъчно голям, за да осигури максимално пространство за прожектиране. В 2020 Event Space този казус е разрешен с наличието на 12-метров екран, съставен от 4 проектора и възможност за проектиране на екрани към всяка точка на залата. Така видимостта на всички присъстващи в залата към случващото се е стопроцентова.
Нискотехнологичните решения са по-лесни за подсигуряване и значително по-достъпни. На пръв поглед изглежда, че дават и доста по-малко възможности, но това не е задължително така. Такива са:
- Сцена или платформа за презентации, водене на лекции или други подобни нужди.
- Белите дъски или флипчарти с маркери за отбелязване на важни точки от срещата не са загубили своята актуалност и удобство. Те остават задължителни за всяка конферентна зала.
Капацитет
Броят на участниците в бизнес срещите, за които е необходима конферентна зала, може да варира в големи граници – от среща между двама души до събиране на големи групи. Не е задължително една и съща зала да е подходяща за двата вида срещи.
За събития като семинари, обучения, изложения или конференции е необходим простор и достатъчен брой места за сядане. На такива мероприятия обикновено присъстват стотици хора, а на всички тях трябва да им бъде осигурен еднакъв комфорт. Максималният капацитет на Event Space 2020 може да се разгърне чрез сливането на двете големи пространства – зала 2020 и зала 4 Seasons. По този начин има възможност да се разположат над 400 седящи места.
От друга страна, за срещи с малък брой хора е за предпочитане по-уединена обстановка. По тази причина е много ценно, ако в мащабните зали има възможност да се обособят малки пространства за провеждане на срещи с по-малко от 20 участника. В Event Space 2020 това е зала Boardroom с капацитет от 12 места, която въпреки малката си площ, не прави компромис с удобствата и технологиите, които са на разположение.
Удобства
Естествена светлина
Може ли една зала да осигури по-голямо удобство от естествената светлина, чистия въздух и гледката към планина за всички, работещи в офис пред компютър? Тези предимства играят безценна роля по отношение на комфорта и мотивацията на използващите залата. Ако сградата го позволява, чудесен вариант е естествената светлина да влиза през стъклен покрив, който да се регулира в отворено или затворено положение, в зависимост от времето.
Точно така е решено цялото пространство в зали за конференции Event Space 2020. В помещенията влиза слънчева светлина през стъкления покрив, който има възможност за отваряне. Това дава възможност за работа под открито небе и на свеж въздух. Градината и голямата тераса с гледка към Витоша, която разполага с опцията да се изгради и мултимедиен екран, също допринасят за усещането за простор и дават възможност да се изгради офис сред природата.
Комфортна среда
Не трябва да се забравя, че малките детайли също не са без значение. Говорейки за перфектни условия в конферентна зала, няма как да пропуснем удобните столове, които помагат за комфорта на участниците в срещите. Хората, които чувстват дискомфорт по време на среща, са по-малко ангажирани върху случващото се и по-малко ефективни в работата си.
Лесен достъп до храна и напитки
Несравнимо удобство по време на събития от по-голям мащаб е безпроблемното подсигуряване на храна и напитки. Най-достъпният и удобен вариант е залата да разполага със собствена кухня и бар, които да осигурят необходимия кетъринг за събитията, провеждани там.
21 век постави нов стандарт в изграждането на функционална и комфортна работна среда. Работните пространства следват ритъма на промяна в света на бизнеса и добиват нов и невиждан до момента облик.
Сватба на открито или в зала
Започвайки организацията за своята сватба всяка двойка минава през няколко задължителни решения, a първото от тях е изборът на локация за събитието. Въпросът, по който бъдещите младоженци трябва да постигнат съгласие в самото начало, е дали искат сватбата да се проведе на открито, или да ангажират великолепна зала. И двата варианта предлагат множество възможности, разнообразни сценарии и носят съвсем различна атмосфера. В тази статия ще разгледаме предимствата и недостатъците на сватбите на открито и в зала, за да ви помогнем да вземете най-информираното решение.
Сватба на открито
Лятото е най-предпочитаният сезон за сватби не само заради топлото време и красивите пейзажи, които се превръщат във фон на сватбените фотосесии, но и заради възможността да се организира сватба на открито. Не са една и две булките, които мечтаят да кажат голямото „да“ на плажа, сред зеленината на прекрасна градина или направо в гората.
Предимствата на сватбите на открито?
- Във всяко населено място може да откриете перфектната локация. Не е нужно да живеете в голям град, ако желаете да се венчаете сред природата. Тя е красива насякъде, а с подходящата украса може да се превърне в перфектния декор за вашата мечтана сватба.
- На плаж, планина или в красива градина – изборът е безкраен. Дори по-семплата декорация изглежда впечатляващо, когато е поставена на открито. Бляскави светлини и красиви цветя са достатъчни да създадат романтична атмосфера.
- Може да се венчаете на природна или историческа забележителност. Това би направило изнесеният ритуал наистина запомнящ се не само за младоженците, но и за гостите, които надали преди са присъствали на церемония, проведена на туристическа забележителност. Този избор, обаче, може да оскъпи допълнително сватбата ви, тъй като се плаща такса за използването на забележителностите.
Недостатъците на сватбите на открито?
- Много сте зависими от времето. Климатичните условия са факторът, който не само, че не зависи от вас, но и не подлежи на промяна от ваша страна. За жалост не може да проверите какво ще бъде времето в деня на сватбата ви в момента, в който започнете организацията. Сватбите на открито се планират за най-горещите месеци – юли и август, но това не дава гаранция, че няма да вали дъжд.
- Трябва ви резервен вариант в случай, че времето не позволява да се проведе сватбата навън или завали дъжд по средата на тържеството. Нужно е закрито пространство, което да събира всички поканени гости, да бъде в непосредствена близост до избраната локация и да се приведе бързо във вид за провеждане на сватба.
- Налага се да спазвате редица ограничения, най-вече свързани с нивото на шум. На открито музиката и високият шум трябва да бъдат ограничени до 22:00 часа, което е много възможно да постави преждевременен край на празненството. Ако сте планирали фойерверки за събитието, те също трябва да се случат преди този час. Така след 22:00 часа не остават почти никакви варианти за забавление на гостите.
- Трябва да ползвате повече подизпълнители, които да организират всеки детайл. Ако мечтаете за сватба под звездите, ще имате нужда от наем на шатри, навеси, осветление, дансинг, маси, покривки, прибори и чак след това всички останали детайли като храна, музика, обслужване. Това утежнява организацията и води до работа с повече подизпълнители, които да осигурят всичко необходимо и да преобразят избраното от вас място в картината от мечтите ви.
Ако изберете провеждане на сватбата ви в зала, може да разгърнете пълния си потенциал по отношение на планиране на вечерта. Залите за събития дават редица възможности за организиране на стилно и елитно празненство, на което всички гости, най-вече булката и младоженецът, ще се чувстват уютно и удобно.
Предимствата на сватбите, проведени в зала:
- Няма опасност времето да развали плановете ви. Обикновено младоженците започват с организацията на сватбеното си тържество поне половин година, а най-често около година преди неговата дата. По това време няма как да се прецени какви ще бъдат климатичните условия в деня на сватбата. Ако знаете, че празненството ще е на закрито, промените във времето няма да са от особена важност.
- Нужно ви е само въображение, всичко останало ви се предоставя. Залите за сватби в София дават безброй възможности за различна декорация, тема или сюжет, по който искате да протече големият ден. С въображението си ще превърнете залата в приказния фон, за който сте мечтали. Залите за събития притежават аристократизъм и изтънченост. Там всяка булка има усещането, че е принцеса от приказките.
- Не се налага да правите компромиси. В зала може да направите както пищна, така и скромна сватба, да поканите гостите, които сте предвидили, и да имате достатъчно място за всички плюс дансинг и страхотно обслужване. Искате личен празник, на който да поканите по-малко от 100 човека, или пищно празненство с над 300 гости – имате ги. Огромното предимство на залите е тяхната възможност да се преобразяват, да се разместват маси и да се предекорира. В залите видимостта от масите на гостите към булчинската маса и към дансинга е много по-добра отколкото в ресторант, няма гости, които да се чувстват игнорирани или такива, които да не виждат какво се случва.
- Може да получите своя изнесен ритуал на открито. Повечето булки мечтаят за сватбена церемония извън ритуалните зали и си представят красива цветна арка сред зеленина, пред която да кажат голямото „да“. Ако се спрете на зала за провеждане на тържеството, не е нужно да зачерквате тази своя мечта – използвайте градината, прилежаща към залата, за да получите своя мечтан изнесен ритуал сред зеленина, поканете гостите си на коктейл на красивата тераса, а след това се насладете на удобствата и перфектното обслужване по време на официалната вечеря в залата.
- Първи сватбен танц под звездите... не е невъзможно. Благодарение на стъкления покрив, който има възможност за отваряне, може да получите своя миг романтика, така както сте си го представяли.
- Сватба от 21 век, без компромиси. Подготвили сте сантиментално видео като изненада за вашия партньор, искате да използвате мултимедия, за да покажете вашата любовна история в снимки на гостите си – сега може да го направите. Използвайте пълния капацитет и предимства на залата за събития като разнообразите тържеството с тези мили изненади.
Недостатъци на сватбеното тържество в зала на практика няма. Благодарение на съвременните и ултрамодерни удобства, които съчетават най-доброто от простора и романтиката на зелената градина с високите технологии, комфорта и блясъка на балната зала, вие може да получите мечтаната сватба на една единствена локация, без да правите компромиси с плановете си.